Organização de documentos e arquivos
A Organização de Documentos e Arquivos pode ser bastante distinta pois há várias maneiras de separar papéis que pode ser por datas, temas, clientes, cores, ou pode ser por contratos, documentos internos e assim por diante.
Qualquer uma das escolhas de organização fará com que a procura por qualquer papel fique mais específica e com uma melhor qualidade nos serviços prestados, mais produtividade e consequentemente uma melhor lucratividade. Esse serviço é indicado para escritórios, residências ou para empresas que querem seus documentos catalogados corretamente para fácil localização.
Assim sendo é feita a utilização de um modelo de organização de arquivos, em que o documento é controlado desde o momento de sua criação até seu destino final (eliminação ou guarda permanente). Os projetos de organização são realizados nas dependências do Cliente.
Toda organização requer muito trabalho mas o resultado vale a pena.
Digitalização de documentos
É um processo de conversão de documentos físicos em formato digital e é de fácil consulta e administrado de forma rápida e organizada. Esta conversão transforma o modo de armazenagem dos arquivos que poderão ser disponibilizado em vários formatos de mídias como CD’s, DVD’s, Pendrives ou ainda em unidade de discos removíveis.
No processo de digitalização de um documento o acervo é escaneado e os arquivos, agora transformados em imagens, passam por um processo de classificação de documentos para garantir a agilidade na localização das informações.
- Tem facilidade de acessar e de distribuir documentos.
- Reduz o tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
- Reduz o custo com recuperação e duplicação;
- Preserva o arquivo físico.
Digitação de documentos
Digitação de Documentos é realizado manualmente com informações constantes em documentos físicos e eletrônicos.
Tipos de Documentos que podem ser Digitados:
- Qualquer documento que contenha conteúdo textual relevante ao seu negócio pode ser Os mais comuns são: Cadastros Diversos, Fichas Cadastrais, Cupons, Cupons Fiscais, Notas Fiscais, Notas Fiscais Eletrônicas, DANFE, Cadastro de Produtos, Cadastro de Clientes, Apostilas, Livros, Processos, Textos Diversos, Arquivos Impressos, Formulários, Planilhas, Extratos Bancários, dentre outros.
Serviço de Digitação de Documentos e Arquivos é indicado para:
- Toda atividade que tenha em sua rotina o processamento de grande volume de informação, pode terceirizar a digitação de documentos, já que este serviço demanda mão de obra especializada e alto investimento em equipamentos.
Etapas que o serviço de digitalização passa:
- Triagem; Preparação; Organização; Digitação; Verificação dos Dados; Correção de Divergências; Controle de Qualidade por amostragem ou total; Relatório de entrega; Disponibilização da base de dados;
Digitação Tradicional:
- O digitador recebe um conjunto de documentos (manuscritos, datilografados, impressos, digitais, sonoros) e realiza a digitação manual do conteúdo, utilizando-se de programas customizados, especificamente, para a alta produtividade e com o menor índice de erros possíveis, através de dupla verificação e checagem em bases de dados pré-fornecidas.
Terceirização
Terceirizar pode servir para qualquer pessoa ou empresa que tenha grande demanda de documentos e não tenha tempo para organizar. É uma mão de obra especializada para garantir total eficiência nesse trabalho e poder acondicionar os documentos em embalagens adequadas, catalogados corretamente, arquivados com segurança e localizados com agilidade e precisão. Um ponto a ser considerado sobre este serviço é que após análise junto ao cliente, usando como base legal as definições da Tabela de Temporalidade, o gerenciamento do que deve ou não ser mantido fisicamente contribui para a eficácia do processo de eliminação de arquivos inativos.
A terceirização da Organização de Documentos ou Arquivos traz vantagens e muitos benefícios conforme abaixo:
- Organização fisica adequada;
- Otimização do espaço físico;
- Sistema de identificação;
- Padronização dos métodos de arquivamento;
- Rápida consulta aos documentos;
- Confidencialidade das informações, segurança e preservação dos documentos;
- Custos reduzidos com a administração e manutenção do acervo;
- Descarte de documentos expirados e / ou desnecessários.